Списание материалов должен производить бухгалтер ( это работа с бухгалтерскими счетами), а  инженер по сметной работе должен правильно включить в расчет  стоимость материалов и их количество).

)))Пока не начнут сводить). Поэтому необходимо ласково), но настоятельно объяснять , что это в их интересах принимать самое живое участие в расчете стоимости материалов, а так же они должны организавать "материальные отчеты"  прорабов и вести их, иначе все время будут сводить... .
Насчет дополнительной загрузки имею алгоритм)) - рабочий день не резиновый, платят тока за 8 часов, мне всеравно какую работу делать, а начальству принимать решение буду ли я делать нашу рабу или чужую))). Как правило начинают все правильно понимать.   Я то же человек, мне тоже хочется отдохнуть, хочется выходных, да и вообще на износ долго не наработаешь.  Разумный руководитель никогда не перегружает своих работников, тем более выполняющих ответственную работу.